Sandra Mertens
Assistentin der Geschäftsführung
Frankfurt am Main | 0176 00000000 | beispiel@email.de | LinkedIn: linkedin.com/in/beispiel
Kurzprofil
Erfahrene Assistentin der Geschäftsführung mit über 7 Jahren Berufserfahrung in mittelständischen und internationalen Unternehmen. Stärken in Terminkoordination, Reisemanagement, Protokollführung und der eigenständigen Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für die Unternehmensführung. Sehr gute Englischkenntnisse (C1), sicher in MS Office und digitalen Kommunikationstools.
Berufserfahrung
- Vollständige Übernahme des Kalender- und Terminmanagements für zwei Geschäftsführer mit bis zu 45 Terminen pro Woche, inkl. Priorisierung und Vor-/Nachbereitung
- Organisation von Dienstreisen in 14 Länder: Flug- und Hotelbuchungen, Visabeschaffung, Transfers und vollständige Reisekostenabrechnung über SAP Concur
- Erstellung von Management-Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Protokollen für Vorstandssitzungen und Beiratsmeetings in Microsoft PowerPoint und Word
- Koordination interner Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen und externen Partnern — auf Deutsch und Englisch
- Eigenständige Pflege von Vertragsunterlagen, Aktenführung und Ablagesystemen nach internen Compliance-Richtlinien
- Mitarbeit bei der Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems; Schulung von 6 Mitarbeitenden im neuen Workflow
- Planung und Organisation von internen Veranstaltungen und Kundenmeetings für bis zu 80 Personen inkl. Catering, Technik und Raumkoordination
- Unterstützung der Geschäftsleitung in allen organisatorischen und administrativen Belangen des Tagesgeschäfts
- Bearbeitung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz in Deutsch und Englisch, inkl. Geschäftsbriefe nach DIN 5008
- Terminplanung, Raumkoordination und Vorbereitung von Unterlagen für wöchentliche Managementmeetings
- Erstellung von Monatsberichten und Auswertungen in Microsoft Excel zur Vorbereitung von Controlling-Gesprächen
- Koordination des Fuhrparkmanagements und Betreuung externer Dienstleister (Reinigung, IT, Facility)
- Ansprechpartnerin für internationale Geschäftspartner und Kunden — interkulturelle Kommunikation auf Englisch
Ausbildung
Weiterbildung
Kenntnisse
Software & Tools:
Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) – sehr gut | SAP Concur – fortgeschritten | Slack | Zoom | Microsoft Teams | XING | LinkedIn | SharePoint
Sprachen:
Deutsch (Muttersprache) | Englisch C1 (Verhandlungssicher, GER) | Französisch A2 (Grundkenntnisse)
Fachkompetenzen:
Terminmanagement & Kalenderkoordination | Reisemanagement & Reisekostenabrechnung | Protokollführung & Aktenführung | Erstellung von Präsentationen & Berichten | Büroorganisation & Arbeitsablaufoptimierung | Geschäftskorrespondenz nach DIN 5008 | Projektmanagement-Grundlagen | Veranstaltungsorganisation | Compliance-konforme Dokumentenverwaltung
Soft Skills:
Diskretion & Vertrauenswürdigkeit | Organisationstalent | Kommunikationsstärke | Eigeninitiative | Zeitmanagement | Teamfähigkeit | Interkulturelle Kompetenz | Konfliktmanagement








